Als Records gelten alle Nachweise über gesch?ftliche Aktivit?ten und Informationen. Es handelt sich dabei bei weitem nicht nur um Schriftstücke wie Rechnungen, Zulassungsbescheide und Prüfungsprotokolle. Auch dienstliche E-Mails und ihre Anlagen und sogar Chats k?nnen – je nach Inhalt und Kontext – zu Records werden. Mit einem Bündel von Ma?nahmen wie Richtlinien und Empfehlungen wird beim Records Management sichergestellt, dass solche Nachweise für die jeweils notwendige Dauer vollst?ndig, authentisch, integer, benutzbar und zug?nglich bleiben.

Der Begriff ?Akte“ wird gerne mit einem klassischen Aktenordner assoziiert. Im elektronischen Zeitalter werden immer mehr Verwaltungsvorg?nge rein elektronisch bearbeitet. Dabei gelten jedoch grunds?tzlich die gleichen Regeln wie für papiergebundene Informationen - beispielsweise einheitliche Ablagestrukturen sowie transparente und kontrollierte Zugriffsm?glichkeiten. Der Bereich Records Management ber?t hier gerne und stellt Empfehlungen und Handreichungen zur elektronischen Aktenführung bereit.

Es gibt dafür mindestens zwei gewichtige Gründe. Zum einen ist Schriftgutverwaltung schlichtweg ein Erfordernis der modernen Verwaltung in Rechtsstaaten, indem sie Verwaltungshandeln gesetzeskonform, transparent und nachvollziehbar macht. Zum anderen erleichtert sie allen Beteiligten – vom Bearbeitenden bis hin zum Antragstellenden oder Wirtschaftsprüfer – ein schnelles und zuverl?ssiges Auffinden der gesuchten Information. Und zwar auch dann, wenn mal ein Mitarbeiter krank ist oder sich Zust?ndigkeiten ?ndern.

Die Frage, ob ein Dokument zu den Akten geh?rt oder nicht, muss kontextabh?ngig von der jeweiligen Einrichtung entschieden werden. Sofern nicht ohnehin interne Regelungen oder Gesetze Aufbewahrungsfristen vorschreiben, k?nnen für die Bewertung der Aktenrelevanz einige Prüfkriterien angelegt werden: Dokumentiert das Schriftstück Entscheidungen und Verwaltungshandeln transparent und nachvollziehbar? Wird es ben?tigt, um den Sachzusammenhang vollst?ndig abzubilden? Hinweise auf Aktenrelevanz sind insbesondere dann gegeben, wenn in Rechte Dritter eingegriffen wird, ein Prozessrisiko bestehen k?nnte oder es sich um haushaltsbezogene bzw. finanziell wirksame Ma?nahmen handelt.

Hilfreiche Informationen finden sich im Grundsatzpapier "Aktenrelevanz von Dokumenten" der AG ITVA (Stand 16.07.2009).

Sofern sie relevante Informationen im Rahmen dienstlicher Aufgaben enth?lt, ja. Relevant k?nnen zum Beispiel Angaben zu einem Sachverhalt sein, aber auch darüber hinausreichende Erkenntnisse, die eine bestimmte Verwaltungsentscheidung nachvollziehbar machen. Nachrichten, die die Kl?rung von Terminen und Besprechungsr?umen zum Gegenstand haben, k?nnen dagegen gel?scht werden. Der Bereich Records Management stellt Empfehlungen zur Aktenrelevanz bereit und erarbeitet mit anderen beteiligten Stellen Verfahren, mit denen aktenrelevante E-Mails einfach und rechtskonform gespeichert werden k?nnen.

Grunds?tzlich gilt: Medienbrüche sind zu vermeiden, da so die Vollst?ndigkeit und ?bersichtlichkeit über die Vorg?nge nicht gew?hrleistet ist. Insofern sollten die einzelnen Gesch?ftsprozesse m?glichst einheitlich geführt werden, d.h. in Papierform oder elektronisch. Wenn für Dokumente das Schriftformerfordnis gilt, so k?nnen sie mit qualifizierten elektronischen Signaturen auch in elektronischer Form rechtssicher versandt und gespeichert werden. L?sst sich z.B. aus rechtlichen Gründen ein Medienbruch (z.B. gesetzlich vorgeschriebener Verzicht auf die elektronische Form) nicht vermeiden, soll mittels Ausdruck oder Scan die Vollst?ndigkeit der Bearbeitung erhalten bleiben. Ganz wichtig ist in diesem Fall, mittels des Aktenzeichens und eines eindeutigen Hinweises zwischen Original und Bearbeitungskopie zu verweisen. Auch in anderen F?llen kann es immer wieder zu Medienbrüchen kommen, beispielsweise wenn umfangreiche gedruckte Anlagen nicht eingescannt werden k?nnen. Bei der Aktenbildung muss daher ein pragmatischer und effizienter Weg gew?hlt werden.

Die Aufbewahrungsfrist beschreibt den Zeitraum, in dem Unterlagen nach Abschluss eines Vorgangs mindestens aufbewahrt werden müssen. Diese Frist wird jeweils durch die konkrete Aktenführung, das zugeh?rige Aufgabengebiet und den spezifischen Fall bestimmt. Gesetzlich vorgeschriebene Fristen gibt es v.a. für Haushalt-, Steuer- und Personalsachen. Für andere Aufgaben kann es ministerielle Vorgaben oder Richtlinien seitens der Universit?t geben. Je nach Fall k?nnen neben der eigenen Organisationseinheit andere Abteilungen oder Einrichtungen zust?ndig sein. Bei der Festlegung der Aufbewahrungsfrist ist das Records Management behilflich, jedoch muss die letztliche Entscheidung über die Fristen von den Verantwortlichen des jeweiligen Aufgabengebiets getroffen werden.

Der Aktenplan liefert ein grundlegendes Ordnungsgerüst für die Ablage von gesch?ftsrelevanten Informationen in Vorg?ngen und Akten. Er erm?glicht also einen schnellen ?berblick sowie einen sachthematischen, aufgabenbezogenen Zugriff auf die Unterlagen – auch in langfristiger Perspektive, bei wechselndem Personal und bei wechselnden Begrifflichkeiten. Akten- und Gesch?ftszeichen werden aus dem Aktenplan abgeleitet.

Das Dokumentenmanagementsystem ist in einigen Bereichen bereits im Betrieb. Die Erfahrung zeigt, dass es angesichts h?chst vielf?ltiger Gesch?ftsprozesse und ebenso unterschiedlichen Anforderungen einige Zeit dauern kann, bis die Aktenführung durchg?ngig mittels DMS unterstützt werden kann. Verschiedene Bereiche arbeiten gegenw?rtig daran, Modelle für eine schrittweise Einführung zu erarbeiten und das DMS in konkreten Bereichen einzusetzen. In dieser ?bergangszeit zielen die Empfehlungen und Richtlinien des Records Managements darauf, die Anforderungen mit herk?mmlichen Mitteln Papier- und File-Ablage optimal zu erfüllen.

Zentrale Aufgabe des Universit?tsarchivs ist das Erschlie?en, Ordnen und Verzeichnen von Schriftgut und einer Vielzahl weiterer Informationen, die Geschichte und Gegenwart der Otto-Friedrich-Universit?t repr?sentieren. Der Entstehungszusammenhang dieser Informationen soll dabei weitgehend gewahrt bleiben. Das macht die ?berlieferung zum einen authentisch, zum anderen erleichtert dieses Prinzip das sp?tere Wiederauffinden, zum Beispiel verlorengegangener Angaben über Studienzeiten und Prüfungsleistungen. Das Archiv ist also ein Ordnungs-Profi und unterstützt die Verwaltung mit seinen Kompetenzen und Erfahrungen gerne bereits bei der Entstehung von Akten.