Glossar wichtiger Begriffe zu Gesch?ftsgang, Records Management und Schriftgutverwaltung

Hintergrundinformationen und Regelungen lassen sich h?ufig besser nachvollziehen und einordnen, wenn die ihnen zugrunde liegenden Begriffe genauer erl?utert werden. In unserer Auflistung finden Sie die wichtigsten Definitionen.

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Begriff	Erl?uterung
Akte	Die Akte ist eine Zusammenfassung aller Unterlagen, einschlie?lich elektronischer Dokumente samt Metadaten, die in der Erledigung einer Aufgabe entstehen und für ihre Fortführung ben?tigt werden. Eine Akte besteht i.d.R. aus mehreren Vorg?ngen zur gleichen Sache. Innerhalb der Vorg?nge sind die Dokumente meist in der Reihenfolge ihrer Entstehung abgelegt. Dazu geh?ren internes Schriftgut wie Aktenvermerke, Verfügungen und Konzepte oder Durchschl?ge mit Absendervermerken von Ausg?ngen sowie externes Schriftgut wie fremde Ausfertigungen mit Eingangsvermerken. Die Akte entsteht als Arbeitsinstrument in der Verwaltungsarbeit. Sie ist immer Eigentum der Dienststelle und niemals Privateigentum. Akten sind so zu führen, dass Entscheidungsprozesse auch für Au?enstehende jederzeit nachvollziehbar sind.
Aktennotiz	In der Aktennotiz werden Ereignisse, die für den Vorgang sehr wichtig sein k?nnen, kurz dokumentiert. Die Aktennotiz kann nur für den Inhalt der Vorgangsmappe gedacht oder zur Information an verschiedene Personen gerichtet sein.
Aktenrelevanz	Dokumente sowie die zugeh?rigen entscheidungserheblichen Bearbeitungsschritte sind dann aktenrelevant, wenn sie zum sp?teren Nachweis der Vollst?ndigkeit, zur Nachvollziehbarkeit und für die Transparenz des Verwaltungshandelns innerhalb der Verwaltung als auch gegenüber Dritten beweisfest vorzuhalten (zu verakten) sind. Unter Beweisfestigkeit wird hierbei die langfristige, unver?nderliche Les- und Nutzbarkeit verstanden
Aktenvermerk	Der Aktenvermerk ist die schriftliche (papiergebundene oder elektronische) Zusammenfassung von Informationen über Ereignisse, Gespr?che oder über den Stand einer Sache, soweit sie für den weiteren Verlauf einer Entscheidungsfindung wichtig sein k?nnen. Der Aktenvermerk wird über das Aktenzeichen auf die bearbeitete Sache bezogen und dauerhaft mit ihr verknüpft. Er hat den Zweck der Erg?nzung der Kenntnisse über eine Sache
Barrierefreiheit, Barrierearmut	Ein barrierefreies digitales Dokument ist allen Nutzerinnen und Nutzern gleichberechtigt und uneingeschr?nkt zug?nglich, d. h. es kann ohne Erschwernisse oder fremde Hilfe gefunden, rezipiert und navigiert werden. Assistive Technologien wie Vorleseprogramme oder Braille-Tastaturen müssen dazu alle n?tigen Informationen vorfinden, um die Inhalte korrekt wiederzugeben. Hierzu müssen z. B. alle Schriftzeichen korrekt und in der richtigen Sprache eingebettet sein, alle visuellen und auditiven Informationen mit Textalternativen ausgestattet und das Dokument über eine logische ?berschriftenhierarchie navigierbar sein. Manchmal ist eine vollst?ndige Barrierefreiheit nicht m?glich, weil Teile der enthaltenen Informationen sich aus technischen oder praktikablen Gründen nicht g?nzlich zug?nglich machen lassen. Wenn der Rest des Dokumentes jedoch korrekt angelegt ist, kann hier von Barrierearmut gesprochen werden.
Dienstweg	Instanzenweg, der im dienstlichen Verkehr anzuwenden ist. Dadurch wird ein geordneter und flüssiger Verwaltungsablauf sichergestellt. Dies gilt sowohl für den Weg zu den unmittelbaren und n?chsth?heren Vorgesetzten als auch zur übergeordneten Dienststelle über die Vorgesetzten. Der Dienstweg ist grunds?tzlich einzuhalten. Ausnahmen vom Dienstweg werden für spezielle Ausnahmen durch Vorschrift geregelt.
Dokument	Dokument ist der Oberbegriff für alle schriftlich (papiergebunden oder elektronisch) vorliegenden Informationsobjekte, egal ob es sich um interne oder externe Schreiben handelt, um Entwürfe oder Ausfertigungen, Aktennotizen oder E-Mails, Protokolle, Faxe u.a. Das Dokument ist als Gesamtheit identifizierbar und zug?nglich. Ein Dokument ist notwendig, um einen → Vorgang zu bilden.
Eingang	Bezeichnet ein von ?au?en“ erhaltenes Schreiben, egal ob als Brief, als Fax, als E-Mail oder als (ausgefüllter) Vordruck.
Entwurf	Ein Entwurf enth?lt den vollst?ndigen Text des ausgehenden Schreibens, eine Verfügungsleiste und ggf. weitere Vermerke, z.B. wann und mit welchen Anlagen dieses Schreiben das Haus verlassen hat. Ein Entwurfsschreiben ist entsprechend zu kennzeichnen.
Fallakte	Fallakten sind im Unterschied zur Sachakte verfahrensgleiche, einheitlich aufgebaute Akten, die sich h?ufig nur an einem formalen Merkmal unterscheiden, beispielsweise Anfangsbuchstaben des Familiennamens der Antragsteller. Sie sind typisch für strukturierte Massenverfahren z.B. Immatrikulation, Bewerbungen.
Formvorschrift, Formerfordernis	Für den Abschluss oder Nachweis bestimmter Rechtsgesch?fte ist die Einhaltung einer bestimmten Form vorgeschrieben, damit die Rechtshandlung (z.B. die Verleihung einer Urkunde) gültig ist und bleibt. Beispiele sind die →Textform oder die →Schriftform.
Frist	Eine Frist ist der Zeitraum, innerhalb dessen eine Handlung vorgenommen werden muss.
Gesch?ftsgang	Der Gesch?ftsgang ist das Zusammenspiel aller verfahrensm??igen Zust?ndigkeiten bei der Organisation und Steuerung der Schritte in den Entscheidungsprozessen. Er umfasst: die Bearbeitung einzelner Eing?nge mit Eintragung in das Eingangsjournal und Zuschreibung an die verantwortlichen bzw. sachbearbeitenden Stellen, die Entscheidungsfindung die Konzipierung der Antwort mit der Mitzeichnung die Ausfertigung des Ausgangs die Ablage des Entwurfs in den Akten. Der Gesch?ftsgang ist die Gesamtheit der aktuell bearbeiteten Vorg?nge. Er wird in Gesch?ftsordnungen definiert.
Gesch?ftsprozess	Ein Gesch?ftsprozess ist die inhaltlich abgeschlossene, zeitliche und sachlogische Folge von Aktivit?ten, die zur Bearbeitung einer Aufgabe notwendig sind. Es wird hierbei zwischen teilstrukturierten Prozessen und strukturierten Prozessen unterschieden.
Handakte	Stellt eine Person für den pers?nlichen Gebrauch eine Auswahl an Arbeitskopien zusammen, ist dies eine Handakte. Alle Originaldokumente müssen Eingang in die offizielle Akte finden. Handakten dürfen ausschlie?lich Kopien enthalten. Handakten sind als solche kenntlich zu machen (z.B. durch eine Beschriftung auf dem Ordnerrücken oder Aktendeckel). Handakten dürfen nicht vom Arbeitsplatz entfernt werden.
Niederschrift (Erkl?rungsniederschrift)	?ber mündliche Erkl?rungen von besonderer tats?chlicher oder rechtlicher Bedeutung ist eine Niederschrift aufzunehmen. Sie muss neben dem w?rtlichen oder dem wesentlichen Inhalt der Erkl?rung die notwendigen pers?nlichen Angaben der erkl?renden Person enthalten und ist dieser mit dem Zusatz ?Vorgelesen (oder: selbst gelesen), genehmigt und unterschrieben“ und mit Datumsangabe zur Unterschrift vorzulegen (vgl. § 19 Allgemeine Gesch?ftsordnung für die Beh?rden des Freistaates Bayern). Verweigert sie die Unterschrift, so ist das in der Niederschrift zu vermerken. Die aufnehmende Person schlie?t die Niederschrift durch ihre Unterschrift ab. Siehe auch: → Protokoll
Protokoll	Ein Protokoll zeichnet auf, h?lt fest oder schreibt vor, zu welchem Zeitpunkt oder in welcher Reihenfolge welcher Vorgang durch wen oder durch was veranlasst wurde oder wird. Dabei handelt es sich um das schriftliche (papiergebundene oder elektronische) Verfassen eines Dokuments mit mindestens den Protokollbestandteilen: Zeitpunkt, beteiligte Personen und Vorgang. Ein Protokoll wird von einer Besprechung erstellt und geht in der Regel an alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer, ggf. auch an weitere Personen. Das Aktenzeichen bestimmt sich durch die Federführung der Sache. Das Protokoll ist von der Sitzungsleitung und der Protokollführung zu unterzeichnen. In Bezug auf ihren Inhalt werden unterschieden: Verlaufsprotokoll Ergebnisprotokoll Wortprotokoll. Die schriftliche Protokollierung wird h?ufig Niederschrift genannt, i.d.R. handelt es sich um eine Besprechungs- oder Sitzungsniederschrift. Um Verwechslungen zu vermeiden, wird daher empfohlen den Begriff Protokoll zu verwenden.
Rundschreiben	Bezeichnet gleichlautende Schreiben, die einem bestimmten, zumeist gr??eren Personenkreis entweder im Umlauf, als Kopie (Papier oder E-Mail) oder per Aushang zur Kenntnis gegeben werden.
Sachakte	Eine Sachakte ist eine Akte, die nach sachlichen oder inhaltlichen Kriterien aufgebaut ist und im Unterschied zur Fallakte alle Vorg?nge sowie Dokumente nach einem sachlichen Merkmal gliedert, beispielsweise Akte zu einem Bauprojekt. Die Sachakte ist typisch für teilstrukturierte Prozesse.
Schreiben, externes	Bezeichnet ein nach au?en gehendes Schreiben, dessen Original (die unterzeichnete Ausfertigung oder Reinschrift) der Empf?nger in H?nden halten wird und dessen Entwurf bei den Akten der Dienststelle verbleibt.
Schreiben, internes	Ein internes Schreiben ist ein Schreiben zwischen Organisationseinheiten der Universit?t Bamberg.
Schriftform	Als Formerfordernis gilt die Schriftform für bestimmte Rechtsgesch?fte und Willenserkl?rungen und sieht vor, dass diese schriftlich fixiert und eigenh?ndig unterschrieben sein müssen, um gültig zu sein. Es handelt sich hier insbesondere um bestimmte Schriftstücke, Urkunden und Vertr?ge.
Termin	Der Termin ist ein festgelegter Zeitpunkt im allgemeinen Zeitablauf und wird durch ein Kalenderdatum und h?ufig auch eine Uhrzeit festgelegt.
Textform	Als Formerfordernis bedeutet die Textform die Gebundenheit der Mitteilung oder Erkl?rung an lesbare Schriftzeichen auf einem dauerhaften Datentr?ger. Die Person des Erkl?renden muss zwar genannt sein, eine Unterschrift oder ein bestimmtes Medium sind dabei allerdings nicht vorgeschrieben. Beispiele für Erkl?rungen in Textform sind E-Mails oder maschinell erstellte Briefe, z.B. Bescheide.
Vorentwurf	Als Vorentwurf wird ein Text im Bearbeitungsstadium genannt.
Vorgang	Ein Vorgang ist eine Zusammenstellung von Aufzeichnungen, die bis zum Abschluss eines Gesch?ftsprozesses anfallen. So geh?ren beispielsweise die verschiedenen Aufzeichnungen, die im Zusammenhang einer Stellenausschreibung erstellt werden, zusammen zu einem Vorgang. Ein Vorgang wird mit sachlich vergleichbaren Vorg?ngen zu einer Akte zusammengeführt. W?hrend die Akte potenziell unendlich ist (z.B. ?Stellenausschreibungen“), hat der Vorgang immer ein Anfangs- und ein (potenzielles) Enddatum (z.B. ?Nr. 123456 Mitarbeiter/Mitarbeiterin IT“).
Zwischenmitteilung	Sobald absehbar ist, dass ein Antrag oder Anliegen nicht innerhalb einer angemessenen Frist erledigt werden kann, sind die Beteiligten zu unterrichten, vgl. § 15 Abs. 4 Satz 1 AGO.