FAQ

Um das DMS m?glichst effektiv nutzen zu k?nnen, ist eine gemeinsame Planung und Einführung auf Ebene Ihrer Organisationseinheit notwendig. Hierbei sind wir auch auf Ihre Expertise bezüglich der von Ihnen verwendeten Fachverfahren und Prozesse angewiesen. Ziel ist es, die Nutzung innerhalb der Universit?t aufeinander abzustimmen, um so z.B. Medienbrüche m?glichst zu vermeiden.

Wichtige Fragen hierbei sind:

• Wer soll das System nutzen?
• Welche Dokumente sollen im DMS abgebildet werden?
• Sollen neben der reinen Ablage von Dokumenten auch Prozesse (z.B. ein Dokumentenumlauf) abgebildet werden?
• Sollen Dokumente auch mit anderen Bereichen der Verwaltung ausgetauscht werden?

Sowohl bestehende physische als auch elektronische Dokumente k?nnen in das DMS übernommen werden. Hierbei wird eine Vielzahl verschiedener Dateitypen unterstützt. Physische Dokumente müssen in einem ersten Schritt digitalisiert (gescannt) werden und k?nnen danach in das DMS überführt werden. Bitte beachten Sie dazu auch die Empfehlungen des Universit?tsarchivs zur Schriftgutverwaltung.

Das Dokumentenmanagementsystem kann Sie bei der Umsetzung der durch das Recordsmanagement empfohlenen organisatorischen Ma?nahmen unterstützen bzw. dient als Mittel, diese innerhalb Ihrer Organisationseinheit umzusetzen. Die Verwendung des DMS ist jedoch keine zwingende Vorraussetzung. Weitere Informationen zum Recordsmanagement / Schriftgutverwaltung finden Sie im Intranet der Uni Bamberg.

Das Dokumentenmanagementsystem auf Basis von d.3ecm wird lokal an der Universit?t Bamberg betrieben und es werden keine Daten oder Inhalte an Servern von Dritten übertragen. Entsprechend der Vorgaben der Universit?t werden technische und organisatorische Ma?nahmen ergriffen, um die Sicherheit der im DMS gespeicherten Informationen zu gew?hrleisten. Das DMS verfügt darüber hinaus über ein ausgefeiltes Rollen- und Rechtesystem, das den Zugriff entsprechend einschr?nkt. So ist es z.B. auch m?glich, nur lesenden Zugriff auf bestimmte Dokumente zu erm?glichen.