Prozesse in Studium und Lehre

Prozessmanagement als Werkzeug der Qualit?tsentwicklung

Teil des Qualit?tsmanagements der Universit?t Bamberg ist es, relevante Prozesse im Bereich Studium und Lehre zu erfassen, transparent ("explizit") zu machen und einer kontinuierlichen Qualit?tsentwicklung zuzuführen.

Relevant bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Fokus auf Prozesse gelegt wird, die regelm??ig ablaufen, mehrere Personenkreise tangieren und für die Akteure in Studium und Lehre von Interesse bzw. Wichtigkeit sind.

Im Rahmen eines umfassenden Prozessmanagements werden mehrere Arbeitsschritte durchlaufen:

Identifikation	Prozesse werden identifiziert und priorisiert. Anschlie?end werden einzelne Prozesse erstmalig analysiert und ggf. kritische Aspekt erfasst (IST-Analyse).
Analyse & Modellierung	Mit Hilfe von Dokumentenanalyse und Gespr?chen mit den Prozessakteuren wird der Prozess umfassend analysiert und ein SOLL-Prozess erarbeitet (Prozess-SOLL-Konzept).
*188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注官网 & Implementierung**	Das nun vorliegende Prozess-SOLL-Konzept wird (unter Partizipation einschl?giger Gremien) diskutiert und durch die Universit?tsleitung verabschiedet. Nach erfolgter Freigabe wird das Prozessmodel im Prozessportal ver?ffentlicht.
Regelm??ige Sichtung & Verbesserung	Prozesse werden durch die jeweils prozessverantwortliche Person (unterstützt durch qualit?tssichernde Einrichtungen) regelm??ig überprüft und bei Bedarf angepasst bzw. verbessert.

Mit diesem Vorgehen verfolgt das Prozessmanagement vier Ziele:

Kontinuierliche Qualit?tssicherung und -entwicklung im Kernprozess Studium und Lehre
Gesteigertes Verst?ndnis für Zusammenh?nge in den (Teil-)Prozessen
Verbesserter Informationsfluss zwischen den beteiligten Akteuren
Schnelle Umsetzung von Verbesserungen

Prozessverantwortung

Nicht selten durchl?uft ein Prozess viele verschiedene Stationen innerhalb der Universit?t. So sind beispielsweise im Prozess zur Einrichtung eines Studiengangs neben der Fachvertretung auch zahlreiche Gremien und Verwaltungseinheiten beteiligt. Um den reibungslosen Ablauf gew?hrleisten zu k?nnen, bedarf es einer Person, welche den Prozess auch über diese verschiedenen Organisationseinheiten hinweg verantwortet.

Aus diesem Grund hat die Universit?t Bamberg die Rolle der "Prozessverantwortlichen Person" etabliert, die bei der 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网 eines Prozesses festgelegt wird. Dieser obliegen fortan folgende Aufgaben:

Ziele für den Prozess definieren
Verantwortung für die Zielerreichung übernehmen
Den Prozess organisieren (in Kooperation mit den Prozessbeteiligten und der involvierten Linienführung)
Aufgaben der Prozessmitarbeiter gestalten (unter Berücksichtigung verfügbarer Ressourcen)
Kl?rung des Mittelbedarfs
Prozessrelevante Entscheidungen treffen (z.B. Freigabe)
Prozesse dokumentierten, kontrollieren und regelm??ig beurteilen
Solide Arbeitsmethodik sichern
Berichtpflicht gegenüber der Universit?tsleitung (bei Bedarf)

Prozessmodelle und Prozessportal

Immanent für das Verst?ndnis und eine erfolgreiche Dokumentation von Prozessen ist eine einfache, intuitive und gleichbleibende Darstellung. Um dies zu erreichen, werden an der Universit?t Bamberg erfasste IST- und SOLL-Prozesse mit Hilfe einer standardisierten Notation abgebildet.

Hierbei handelt es sich um die "Business Process Model and Notation" (BPMN 2.0), ein standardisierter Satz von Symbolen und Konnektoren, welcher in seiner ersten Fassung ma?geblich von Stephen A. White (IBM) entwickelt und 2004 von der "Business Process Management Initiative" (BPMI) ver?ffentlicht wurde. Sp?ter von der "Object Management Group" (OMG) übernommen, verantwortet diese nun BPMN in der aktuellen Version 2.0 (seit 2012).

BPMN zeichnet sich vor allem durch drei Eigenschaften aus:

Leichtes, intuitives "Lesen"
Klare Darstellung von Zust?ndigkeiten und Verantwortlichkeiten
Wahrung der Anschaulichkeit auch bei komplexen Prozessstrukturen

Die modellierten Prozesse werden den jeweiligen Prozessbeteiligten im "Prozessportal" zur Verfügung gestellt. Dort besteht auch die M?glichkeit, direktes Feedback zu den einzelnen Prozessen zu geben. Dieses wird vom Aufgabengebiet Qualit?tsmanagement regelm??ig gesichtet und an den Prozessverantwortlichen weitergeleitet.

Ein Beispiel eines solchen Prozessmodells (auf hoher Abstraktionsebene):