E-Mail-Verteiler
Sie m?chten eine E-Mail an mehrere Empf?ngerinnen und Empf?nger gleichzeitig senden? Je nach Anwendungsszenario (zum Beispiel Anzahl der Empf?ngerinnen und Empf?nger, pers?nliche Anrede, Versand mit oder ohne Anhang oder H?ufigkeit des E-Mail-Versands) stehen Ihnen entsprechende Verfahrensweisen zur Verfügung, um E-Mails an mehrere Empf?ngerinnen und Empf?nger gleichzeitig zu versenden.
Als schnelle Entscheidungshilfe, welches Verfahren für Ihren Anwendungsfall geeignet ist, verwenden Sie die Tabelle:
Mehrere Empf?nger im Adressfeld
Sowohl mit Outlook als auch mit Thunderbird k?nnen Sie eine E-Mail an mehrere Empf?nger gleichzeitig senden, indem Sie mehrere Adressen in ein Adressfeld (An, Cc, Bcc) eingeben. In Outlook trennen Sie dabei die einzelnen Adressen untereinander mit einem Semikolon, in Thunderbird mit einem Komma. Sie k?nnen die Adressen auch aus einer zeilengetrennten Liste (Textdatei, Excel-Tabelle) über die Zwischenablage in das Adressfeld einfügen.
| H?ufigkeit der Verwendung | meist nur einmalig |
|---|---|
| Verfügbarkeit für andere Nutzer | nicht verfügbar |
| Verwendung des Bcc-Adress-Feldes | sollte verwendet werden |
| Auswahl der Empf?nger | durch den Absender selbst |
| Personalisierter Nachrichtentext | nicht m?glich |
| Maximale Anzahl Empf?nger | ca. 300 - 500 |
| Versand von E-Mails mit Anhang | ist m?glich |
Die Anzahl der Adressen, die in das Adressfeld eingegeben werden k?nnen, ist begrenzt und h?ngt von der L?nge (Anzahl Zeichen) der einzelnen Adressen ab. Etwa 300 - 500 Adressen sind in aller Regel problemlos m?glich. Wenn Sie die Adressen über die Zwischenablage eingefügt haben, kontrollieren Sie die letzte Adresse im Adressfeld, ob diese mit der letzten Adresse Ihrer Liste übereinstimmt. Andernfalls senden Sie portionsweise.
Wenn Sie mithilfe des An- oder Cc-Feldes Nachrichten versenden, sind die Empf?ngeradressen für alle Empf?nger sichtbar. Dies ist datenschutzrechtlich bedenklich! Bitte beachten Sie die Hinweise zum Adressieren über das Bcc-Feld.
Word Serienbrief
Wenn Sie eine Nachricht an mehrere Personen per E-Mail senden wollen und dabei zum Beispiel die Empf?ngerinnen und Empf?nger pers?nlich ansprechen wollen (also die Nachricht Informationen enth?lt, die für jede Empf?ngerin/jeden Empf?nger unterschiedlich sind (z.B. Anrede), verwenden Sie die Serienbrieffunktion von Microsoft Office (Kombination aus Word, Excel, Outlook).
| H?ufigkeit der Verwendung | meist nur einmalig |
|---|---|
| Verfügbarkeit für andere Nutzer | nicht verfügbar |
| Verwendung des Bcc-Adress-Feldes | nicht erforderlich |
| Auswahl der Empf?nger | durch den Absender selbst |
| Personalisierter Nachrichtentext | nur mit diesem Sendeverfahren m?glich |
| Maximale Anzahl Empf?nger | unbegrenzt |
| Versand von E-Mails mit Anhang | ist nicht m?glich |
Bestandteile einer Serien-E-Mail:
- Datenquelle: Erstellen Sie eine Tabelle in Excel, in der alle Informationen zu einer Empf?ngerin/einem Empf?nger in einer Zeile stehen. Die erste Tabellenzeile beinhaltet die Spaltenbezeichnungen, z.B. Name, Vorname, Anrede etc. In der zweiten Zeile steht der erste Datensatz.
- Serien-E-Mail: Schreiben Sie Ihren E-Mail-Text in Word und verbinden Sie ihre Word-Datei über die Serienbrieffunktion mit der Datenquelle. Fügen Sie Seriendruckfelder ein und versenden Sie den Text als E-Mail.
Bitte beachten Sie, wenn Sie mehrere E-Mail-Konten in Outlook eingebunden haben,
- dass Sie angeben müssen, mit welchem Absender die Serien-E-Mails aus Word versendet werden. Aktivieren Sie dazu in Outlook die Standard-Absender-Funktion (wird unter https://support.microsoft.com/de-de/office/%C3%A4ndern-des-zum-senden-von-e-mail-nachrichten-verwendeten-kontos-2bdd8d4f-e30f-4ec8-88a0-406ce7b23cc5 beschrieben). Danach müssen Sie unter Datei / Konteneinstellungen / Konteneinstellungen das Konto, mit dem standardm??ig gesendet werden soll ausw?hlen und auf "Als Standard festlegen" klicken.
- dass Sie unbedingt anhand einer Testmail an sich selbst prüfen sollten, ob Sie die richtige Absendeandresse ausgew?hlt haben, bevor Sie die Serien-E-Mail an alle Empf?ngerinnen und Empf?nger (wom?glich mit einem falschen Absender) senden.
Ausführliche Anleitungen (Quelle: Microsoft):
188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网gruppen / Empf?ngerlisten
Sie k?nnen 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网e, die Sie im 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网eordner bzw. im Adressbuch gespeichert haben, zu so genannten 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网gruppen (Outlook) oder Listen (Thunderbird) zusammenfassen. Diese k?nnen Sie dann beim Senden von Nachrichten ausw?hlen und in das Adressfeld einfügen.
| H?ufigkeit der Verwendung | für mehrmalige Verwendung |
|---|---|
| Verfügbarkeit für andere Nutzer | bedingt verfügbar |
| Verwendung des Bcc-Adressfeldes | sollte verwendet werden |
| Auswahl der Empf?nger | durch den Absender selbst |
| Personalisierter Nachrichtentext | nicht m?glich |
| Maximale Anzahl Empf?nger | ca. 300 bis 500 |
| Versand von E-Mails mit Anhang | ist m?glich |
188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网gruppen (Listen) stehen zun?chst nur Ihnen innerhalb Ihres E-Mail-Kontos zur Verfügung (bei Thunderbird sogar nur auf dem PC, auf dem Sie die Liste erstellt haben).
Wenn Sie mit Hilfe von 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网gruppen im An- oder Cc-Feld Nachrichten versenden, sind die Empf?ngeradressen für alle Empf?nger sichtbar. Dies ist datenschutzrechtlich bedenklich! Bitte beachten Sie die Hinweise zum Adressieren über das Bcc-Feld.
Um mit anderen Personen, 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网e zu teilen, k?nnen Sie in Outlook
- 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网gruppen in aufgabenbezogenen E-Mail-Konten erstellen, so dass diese von allen Personen, die mit dem aufgabenbezogenen Konto arbeiten, verwendet werden k?nnen.
- einen 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网eordner für andere Personen der Universit?t Bamberg freigeben, so dass der freigegebene 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网eordner in einem anderen Konto eingebunden werden kann. Dieser 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网eordner kann wiederum 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网e und 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网gruppen enthalten.
Tipp: Vermeiden Sie es, einen 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网 in mehreren 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网eordnern / Adressbüchern zu speichern. Sie müssen sonst ?nderungen an diesem 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网 auch mehrmals vornehmen. Ein 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网, der innerhalb eines 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网eordners / Adressbuches in mehreren 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网gruppen (Listen) aufgenommen wurde, braucht dagegen nur an einer Stelle ge?ndert zu werden.
Verteilergruppen
Weiterführende Informationen zu Verteilergruppen.
| H?ufigkeit der Verwendung | für mehrmalige Verwendung |
|---|---|
| Verfügbarkeit für andere Nutzer | Wer E-Mails an eine Verteilergruppe senden darf, ist von den Verwaltungsberechtigten einstellbar. |
| Verwendung des Bcc-Adress-Feldes | nicht erforderlich |
| Auswahl der Empf?nger | je nach Gruppentyp durch die Empf?ngerin bzw. den Empf?nger selbst oder durch die Verwaltungsberechtigten. |
| Personalisierter Nachrichtentext | nicht m?glich |
| Maximale Anzahl Empf?nger | unbegrenzt |
| Versand von E-Mails mit Anhang | ist m?glich |
Offene Verteilergruppen kann jeder beitreten und bei Bedarf jederzeit wieder austreten.
Nur verwaltungsberechtigte Personen k?nnen E-Mail-Empf?nger/innen in die geschlossene Verteilergruppen hinzufügen oder entfernen.
Es handelt sich hier um Verteilerguppen in die Studierende oder Mitarbeitende automatisch hinzugefügt werden, anhand von Personengruppen.
Bei Beitrittsgenehmigungspflichtigen Verteilergruppen, kann ein/e E-Mail-Empf?nger/in einen Antrag stellen um hinzugefügt zu werden. Die jeweiligen verwaltungsberechtigten Personen k?nnen den Antrag best?tigen oder ablehnen.
Abonniertes Forum in einem VC-Kurs
In einem Kurs im Virtuellen Campus (VC) k?nnen Personen mit der Rolle Moderator/in verschiedenartige Foren in den Kurs implementieren, über die sie mit den Teilnehmer/innen kommunizieren. Foren k?nnen abonniert werden. Ein Abonnement bedeutet, dass ein Forumsbeitrag nicht nur im Forum abgebildet wird, sondern an die Abonnentinnen und Abonnenten per E-Mail gesendet wird. Wenn alle Personen in einem VC-Kurs also ein bestimmtes Forum abonniert haben, dann k?nnen Sie dieses als einen E-Mail-Verteiler verwenden, z.B. für themenbezogenen Newsletter, für die Kommunikation innerhalb eines Gremiums, einer Projekt- oder einer Arbeitsgruppe.
| H?ufigkeit der Verwendung | für mehrmalige Verwendung |
|---|---|
| Verfügbarkeit für andere Nutzer | bedingt verfügbar (abh?ngig von Forumstyp und Rolle im Kurs) |
| Verwendung des Bcc-Adressfeldes | nicht verfügbar, aber die Zustellung erfolgt wie bei Bcc ausschlie?lich mit der Angabe der eigenen Adresse der Empf?ngerin/des Empf?ngers. |
| Auswahl der Empf?nger | keine Auswahl bzw. mit Gruppen und Gruppierungen bedingt m?glich |
| Personalisierter Nachrichtentext | nicht m?glich |
| Maximale Anzahl Empf?nger | alle Teilnehmer/innen und Moderator/innen im Kurs, die das Forum abonniert haben |
| Versand von E-Mails mit Anhang | ist m?glich (Anhang wird als Link angezeigt und führt in den VC-Kurs) |
Wenn Sie ein Forum in einem VC-Kurs verwenden, brauchen Sie keine E-Mail-Adressen zu sammeln, denn jede Personen (auch Externe) ist mit ihrer im VC-Profil hinterlegten E-Mail-Adresse im VC-Kurs eingetragen. Beachten Sie bitte, dass externe Personen sp?testens nach 2 Jahren ohne Anmeldung gel?scht werden und dann darüber nicht mehr erreichbar sind. Personen mit Nutzerkonto an der Universti?t werden im Zuge des User Lifecycles ebenfalls gel?scht.
Zus?tzlich zum Forum k?nnen Sie auch den gesamten Kurs und seine Funktionalit?ten verwenden, z.B. Materialien zum Download zur Verfügung stellen. Diese Dateien k?nnen Sie dann n?mlich in den VC-Kurs hochladen und müssen sie nicht per E-Mail versenden. Die Teilnehmer/innen Ihres VC-kurses (= Verteilergruppenmitglieder) müssen dann die Dateien nicht in ihrem jeweiligen Mail-Postfach suchen, sondern finden sie zentral im VC-Kurs.
Anleitungen: