Beantragung, Verwaltung, Mitgliedschaft Ausgew?hlte Optionen

Um für eine Einrichtung oder ein Projekt der Universit?t Bamberg eine Verteilergruppe zu erstellen, ben?tigen Sie (wie auch z. B. bei aufgabenbezogenen E-Mail-Konten) ein Kürzel.  

Ist für die Einrichtung noch kein Kürzel registriert, müssen Sie zun?chst ein Kürzel beantragen. Informationen hierzu finden Sie auf den Webseiten zu Kürzel.

Die E-Mail-Adresse einer Verteilergruppen lautet wie folgt:

<selbst gew?hlte Benennung>.<Kürzel>@uni-bamberg.de

Es hat sich bew?hrt, die Adresse der Verteilergruppe so zu w?hlen, dass aus der Benennung heraus erkennbar ist, dass es sich um eine Verteilergruppe handelt. Also z. B. alle-itfl.rz@uni-bamberg.de, mailinglist-etutorials.ub@uni-bamberg.de, newsletter-xyz@uni-bamberg.de.

Damit wird deutlich, dass die versendete E-Mail an eine Gruppe von Personen zugestellt wird.

Den Antrag auf die neue Verteilergruppe k?nnen Sie mit Hilfe des Selfservices Verteilergruppe: Beantragung im IAM-Portal stellen. Dieser Antrag muss im Anschluss von der Kürzelinhaberin bzw. dem Kürzelinhaber des gew?hlten Kürzels genehmigt werden.

Eine Verwaltung der Mitglieder ist nur bei einer geschlossenen Verteilergruppe m?glich.

Als Mitglieder k?nnen Sie neben aufgabenbezogenen E-Mail-Adressen und einzelnen Personen auch Personengruppen sowie geschlossene Verteilergruppen und Sicherheitsgruppen von Datendiensten eintragen. Durch das Hinzufügen einer Gruppe werden deren einzelne Mitglieder zu E-Mail-Empf?ngern der Verteilergruppe.

Als verwaltungsberechtigte Person einer solchen Gruppe verwenden Sie den Selfservice Verteilergruppe: Verwaltung im IAM-Portal, um Mitglieder hinzuzufügen oder zu entfernen.

Offene und beitrittsgenehmigungspflichtige Verteilergruppen erlauben zus?tzlich das Hinzufügen von externen E-Mail-Adressen durch eine verwaltungsberechtige Person. Es k?nnen auch mehrere E-Mail-Adressen gleichzeitig hinzugefügt werden. Das Entfernen von eigenst?ndig hinzugefügten E-Mail-Adressen ist nicht m?glich. Ein Austritt aus der Verteilergruppe ist durch das Mitglied selbst zu veranlassen.

Aufgrund geltender Bestimmungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist die vorherige schriftliche und jederzeit nachweisbare Einwilligung zur Verarbeitung der E-Mail-Adresse in den IT-Systemen der Universit?t Bamberg zum Zweck der Zusendung von E-Mails erforderlich.

Sie k?nnen über den Selfservice Verteilergruppe: Verwaltung im IAM-Portal einstellen, von welchen E-Mail-Adressen Nachrichten an die Verteilergruppe gesendet werden k?nnen.

Folgende Einstellungen sind m?glich:

• Nachrichten k?nnen von jeder beliebigen E-Mail-Adresse an die Verteilergruppe gesendet werden.
• Nachrichten k?nnen nur von einer E-Mail-Adresse der Universit?t Bamberg gesendet werden (Standard).
• Nachrichten k?nnen nur von ausgew?hlten E-Mail-Adressen gesendet werden.

Zus?tzlich k?nnen Sie über den Selfservice Verteilergruppe: Verwaltung im IAM-Portal einstellen, dass Nachrichten an die Verteilergruppe erst von bestimmten Personen genehmigt werden müssen, bevor sie an die Verteilergruppe gesendet werden.

Diese Personen erhalten dann zuerst die an die Verteilergruppe geschickte E-Mail und finden in Outlook in der Symbolleiste dieser Nachricht einen Schaltknopf für "Genehmigen" oder "Ablehnen". Bei Ablehnung kann eine Begründung angegeben werden, die an die Absenderin bzw. den Absender der Nachricht zugestellt wird.

Zus?tzlich k?nnen Sie über den Selfservice Verteilergruppe: Verwaltung im IAM-Portal einstellen, dass Nachrichten an die Verteilergruppe erst von bestimmten Personen genehmigt werden müssen, bevor sie an die Verteilergruppe gesendet werden.

Diese Personen erhalten dann zuerst die an die Verteilergruppe geschickte E-Mail und finden in Outlook in der Symbolleiste dieser Nachricht einen Schaltknopf für "Genehmigen" oder "Ablehnen". Bei Ablehnung kann eine Begründung angegeben werden, die an die Absenderin bzw. den Absender der Nachricht zugestellt wird.